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Gérer efficacement les documents est essentiel pour une entreprise, comme pour un employé notamment durant sa recherche d’emploi. Communément appelé « records management », cet acte consiste à traiter, à classer et par la suite à conserver les documents liés aux activités de l’entreprise. Et bien qu’avant tout, ce soit la législation qui l’oblige, elle souscrit plusieurs intérêts concrets et pratiques pour le bon fonctionnement de l’organisation. Malheureusement, la gestion des documents n’est pas toujours à la portée de toutes entreprises ou employés, elle exige une méthode bien éprouvée ainsi que des ressources humaines spécialisées.
Quels documents archiver ?
Une entreprise est le lieu par excellence où circule des centaines, voire des milliers de documents tous les jours. Ce peut être des dossiers courants comme des factures, des chiffres de comptabilités, des papiers d’assurances, des rapports ou bien d’autres. Mais ils peuvent également être des dossiers qui sont déjà clos. Quoi qu’il en soit, tout doit être conservé une fois leurs fonctions remplies, du moins pendant un certain temps.
En termes de catégories d’âges, les archives sont dites courantes si elles sont encore en cours de traitement. Elles sont dans la plupart des cas gardées au bureau. Par ailleurs, dans le cas d’une affaire close, elles peuvent être catégorisées d’intermédiaire si toutefois elles servent toujours de référence par exemple. Elles sont considérées comme définitives quand elles ne représentent plus aucune utilité, autres qu’historiques.
Quelle version du document il faut archiver ?
Les documents peuvent avoir divers supports. Ils peuvent être soit en format physique, soit en version électronique. L’un ou l’autre présente chacun des avantages, mais l’archivage doit surtout veiller à ce qu’il n’y ait pas de doublon qui ne fera qu’encombrer. Il est primordial de choisir sous quel format archiver ! En règle générale, si le dossier contient des documents qui sont uniquement en version physique tels des papiers signés, il convient alors d’archiver en format papier. La loi stipule d’ailleurs que les procès-verbaux se conservent toujours sur papier.
Dans certains cas, plusieurs exemplaires d’un même dossier peuvent circuler. L’archiviste doit alors assurer de garder le dossier maître, c’est-à-dire celui qui est complet et constitué des documents originaux. C’est également valable pour les versions. Un document existe souvent sous forme de version de travail, provisoire, ou approuvée. C’est la version finale qui devrait être archivée.
Photo Arcalys : interventions d’archivage sur site
Comment faire pour les classer ?
L’objectif du classement est de retrouver rapidement et facilement un document utile parmi la pile d’archives existante et en même temps de conserver l’ensemble. Ainsi, il se doit d’être effectué suivant un plan bien déterminé et bien hiérarchisé allant du général aux détails.
Pour ce faire, il est important d’identifier toutes les activités de l’entreprise puis de les catégoriser. Une fois que la liste des classements effectuée, chaque activité doit être référencée par ordre alphabétique, alphanumérique ou numérique, selon l’entreprise. Chaque type d’archives (courantes, intermédiaires, définitives) devraient avoir un classement élaboré comme tel.
De ce fait, chaque document à classer trouvera facilement la place qui lui convient, le mieux parmi les hiérarchies existantes. Pour avoir un classement plus pertinent, il est conseillé de les ranger par ordre chronologique ou alphabétique.
Il existe d’ailleurs des réglementations qui régissent l’archivage et qui peuvent aider dans le choix du plan de classement à savoir la norme ISO 15489.
Comment conserver les documents ?
Pouvoir conserver les documents pour qu’ils soient accessibles en temps voulu reste l’objectif principal du « record management ». Il est donc essentiel de s’assurer que le stockage garantisse leur conservation à long terme en évitant toutes dégradations ou perte.
Mais en termes de gestion de documents, la conservation englobe surtout le délai pendant lequel un document devrait être archivé. La législation détermine en fait ce délai. Les documents commerciaux dans lesquels se trouvent les dossiers contractuels, les assurances, les douanes, etc. devraient être conservés entre deux et cinq ans. En ce qui concerne les documents fiscaux, le délai d’archivage est de six ans. Les documents comptables quant à eux doivent être gardés plus d’une décennie. À l’issu de ces délais, un document peut être gardé à condition qu’il détienne une valeur historique ou légale. Dans le cas contraire, il est éliminé.
Pour faciliter cette étape, il convient de créer ce qu’on appelle « un calendrier de conservation ». Ce dernier permet en effet de gérer rapidement les documents à éliminer.
