Go In Formation le guide de l'école, de la formation et de l'emploi
En tant que chef d’entreprise, vous serez amené à fournir des bulletins de paie qu’il faudra également conserver. Cela est nécessaire pour vous protéger et protéger vos employés. Le coffre-fort électronique apparait donc comme la solution la plus indiquée pour conserver ces documents. Grâce à cette solution, vous pourrez mieux stocker et distribuer les bulletins de paie.
Mais concrètement, qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique bulletin de paie ? Comment fonctionne-t-il ? Quels sont les avantages de cette technologie ? Nous vous invitons à trouver les éléments de réponse dans cet article.
Qu’est-ce que le coffre-fort électronique bulletin de paie ?
Le coffre-fort électronique bulletin de paie est un espace de stockage sécurisé et entièrement numérisé. Il sert à stocker, consulter et partager le bulletin de paie en ligne et en toute sécurité. C’est un espace numérique qui peut être accessible à un employeur, mais également aux salariés d’une entreprise. Cette solution permet d’avoir des fiches de paie numériques ou dématérialisées qui sont beaucoup plus protégées.
Le coffre-fort électronique bulletin de paie est protégé par un identifiant personnel que les employeurs peuvent communiquer à leurs salariés. Cela permet à ces derniers d’avoir accès au coffre-fort électronique et de pouvoir organiser et consulter leurs bulletins de paie à tout moment. En gros, utiliser un coffre-fort électronique pour bulletins de paie, c’est garantir la protection et la durabilité des documents qu’ils contiennent.
Comment fonctionne le coffre-fort électronique bulletin de paie ?
Le coffre-fort électronique bulletin de paie est une solution de gestion documentaire très performante. Son fonctionnement se fait en deux étapes que sont :
- Le scellement numérique ;
- L’archivage.
Le scellement numérique dans le processus de conservation du coffre-fort bulletin de paie
Lorsque vous déposez votre bulletin de paie numérique dans le coffre-fort électronique, il s’ensuit un scellement numérique qui garantit l’intégrité du document. Cela se passe suivant différentes étapes. D’abord, il y a une signature électronique qui permet d’authentifier l’auteur du dépôt des documents.
Ensuite, un horodatage est effectué pour certifier la date du dépôt. Pour finir, un calcul d’empreinte s’opère pour que le document ne subisse pas de modification dans le temps. Tout cela permet de garantir la sécurité des bulletins de paie.
Archivage des documents par le coffre-fort bulletin de paie
Après la première phase du processus, les documents sont archivés dans le coffre-fort numérique. À ce moment, d’autres opérations sont effectuées pour assurer une conservation optimale. Ainsi, il s’opère des procédures de vérification périodique d’intégrité.
Des vérifications de traçabilité sont également effectuées ainsi que d’autres vérifications concernant la gestion des actions des utilisateurs. Une fois le bulletin de paie est stocké, vous pouvez y accéder en vous connectant au coffre-fort bulletin de paie depuis n’importe quel support numérique (un smartphone, un ordinateur, etc.).
Avantages du coffre-fort numérique bulletin de paie
Opter pour un coffre-fort bulletin de paie vous permet de bénéficier de nombreux avantages. Nous vous en présentons quelques-uns ci-dessous.
La sécurité garantie avec un coffre-fort bulletin de paie
La première fonction d’un coffre-fort électronique est de garantir la sécurité de vos documents. C’est une solution qui vous permet de protéger les données numériques très sensibles de vos employés. C’est un véritable outil de gestion des ressources humaines. N’oubliez pas que sur ce genre de documents se trouvent diverses informations personnelles. Elles se doivent donc d’être bien protégées. Avec ce dispositif, l’intégrité et la confidentialité des bulletins de paie sont aussi assurés.
Grâce à cette solution, les risques de vol, de falsification et de destructions sont écartés. C’est également une solution qui permet de garantir la valeur juridique des bulletins de paie numériques. Ce qui rassure encore plus sur la sécurité du coffre-fort en ligne est que le mécanisme dispose d’une fonctionnalité de cryptage.
Cela permet de chiffrer les documents et de les rendre illisibles pour toute personne n’étant pas habilitée à y avoir accès. Pour davantage suivre le principe de sécurité, les coffres-forts numériques respectent majoritairement certaines normes particulières.
Le coffre-fort bulletin de paie permet de gagner du temps
La distribution de bulletin est un service très chronophage. En effet, cela demande assez de temps, car il faut faire les tâches suivantes :
- Éditer ;
- Gérer ;
- Imprimer ;
- Distribuer.
En optant pour un coffre-fort numérique, vous pourrez facilement réaliser ces tâches. En effet, vous n’avez qu’à éditer le document (c’est-à-dire le bulletin de paie) et le déposer dans le coffre-fort du salarié. Ce dernier pourra ensuite le récupérer quand il voudra.
S’il le veut, le travailleur de l’entreprise procédera à une édition pour corriger les éventuels défauts que contient le document. Il faut donc dire qu’en plus de faire gagner du temps à une entreprise, le coffre-fort numérique bulletin de paie permet de gagner en productivité.
En définitive, retenons que le coffre-fort électronique est une solution qui révolutionne véritablement la gestion des bulletins de paie en entreprise. Il offre de nombreux avantages que nous avons détaillés dans cet article.
