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La gestion des formations en entreprise a toujours constitué, pour les personnes qui en sont responsables, une usine à gaz dans laquelle il est très facile de se perdre. Entre les divers documents à établir au fil de l’année pour présenter aux collaborateurs les différentes formations disponibles, le regroupement des réponses, la planification des sessions de formation ou l’évaluation des modules, il fallait encore évaluer précisément les budgets alloués. Heureusement, une nouvelle génération d’outils innovants est en passe de révolutionner cette question de la gestion des formations. Ils permettent un gain de temps appréciable en même temps qu’un degré de visibilité supérieur concernant les formations suivies au sein de l’entreprise.
Des outils innovants permettant de centraliser l’offre de formation
La première étape vers une gestion efficace des formations est la centralisation de l’offre. Auparavant, les entreprises devaient naviguer entre différentes plateformes et catalogues pour trouver les formations appropriées, et en assurer la compilation via des logiciels tels qu’Excel, dont il fallait aussi garder la maîtrise en y consacrant un temps important. Aujourd’hui, des outils de gestion des formations, plus évolués, permettent de regrouper toutes les offres de formation en un seul endroit.
Ce type de plateforme offre une vue d’ensemble des formations disponibles, permettant aux responsables de mieux adapter l’offre aux besoins spécifiques de leurs collaborateurs. De plus, une telle centralisation rend la communication plus fluide, car ces derniers peuvent plus facilement choisir les formations qui correspondent le mieux à leurs aspirations professionnelles. De même, s’ils identifient un manque au regard de leurs besoins, un outil pour faciliter la gestion des formations en entreprise tel que Poplee Formation, édité par Lucca, leur permet de proposer l’ajout d’une formation tierce au catalogue déjà constitué.
Une gestion des formations améliorée : la planification, le suivi et l’évaluation des formations
Les outils de gestion des formations permettent cependant d’aller encore plus loin, en centralisant aussi les tâches de planification des sessions de formation ainsi que leur évaluation. Là encore, plus besoin de compiler des masses d’informations dans d’obscurs documents éparpillés dans les bases de données des responsables. De plus, ces systèmes entraînent des effets positifs puisqu’ils encouragent également la participation des collaborateurs en leur offrant la possibilité de donner des retours sur les formations suivies.
Les participants savent en effet qu’ils ne perdent pas leur temps à répondre à un questionnaire, puisque la centralisation évite que leurs réponses ne soient égarées. Ainsi, l’entreprise peut s’assurer que chaque formation est pertinente, à jour et qu’elle répond aux besoins actuels des employés. Un enjeu important quand on sait à quel point la formation est un levier de fidélisation important des équipes.
Des outils permettant d’ajuster et de visualiser son budget en temps réel
Troisièmement, il est de notoriété publique que l’un des défis majeurs de la gestion des formations en entreprise est lié à la maîtrise des budgets correspondants. Or, grâce à ces outils novateurs, les entreprises peuvent désormais suivre leurs dépenses en temps réel et ajuster le budget de formation en fonction de l’évolution des besoins et du nombre d’heures de formation à atteindre. Des tableaux de bord interactifs présentent des données actualisées, permettant aux gestionnaires de formation de prendre les décisions les plus éclairées.
Il est par exemple possible de comparer les coûts horaires moyens de plusieurs formations en fonction du nombre de participants. De ce fait, ces outils garantissent que chaque euro dépensé pour la formation est un investissement judicieux, maximisant ainsi le retour sur investissement. Il est également à noter que les meilleurs logiciels indiquent, pour chaque formation présente au catalogue, les diverses sources de financement ouvertes aux entreprises.
L’intégration de ces outils avec les logiciels de gestion des entretiens
Par ailleurs, l’intégration est la clé d’une gestion efficace des formations en entreprise. C’est pourquoi les outils innovants d’aujourd’hui peuvent par exemple être connectés aux logiciels gérant les campagnes d’entretien, offrant ainsi une vision holistique de l’évolution des collaborateurs. Lorsqu’un responsable évalue les performances d’une personne, il peut directement recommander des formations spécifiques pour combler les lacunes identifiées. Il peut aussi inclure des questions liées à la formation dans ses maquettes de préparation des entretiens.
Enfin, il est possible d’afficher l’historique des modules suivis par une personne tout en se passant des fichiers Excel. Cette intégration facilite également le suivi des progrès des équipiers après qu’ils aient suivi une formation, assurant que les compétences acquises sont bien mises en pratique sur le lieu de travail. Or, parmi les éléments constitutifs d’une bonne formation continue, on trouve nécessairement le suivi des formations réalisées et une évaluation de leur utilité. Une fois encore, les nouveaux logiciels de gestion des formations en entreprise entraînent des effets positifs à ce niveau, en améliorant la qualité de la formation continue de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.
