Apprendre à utiliser Excel pour la gestion des stocks dans les petites entreprises

En dehors de la comptabilité et de la recherche de clients, la gestion de la logistique fait partie des principaux défis rencontrés par les Petites et Moyennes Entreprises (PME). Ce travail complexe permet de connaître précisément la quantité de produits disponibles à la vente pour éviter les ruptures de stock et l’augmentation des coûts de stockage.

D’un point de vue performance/coût, le meilleur outil de gestion de stock est le logiciel Excel. De quoi s’agit-il ? Pourquoi est-ce nécessaire d’apprendre à utiliser un tel outil ? Des réponses ici.

Pourquoi apprendre à utiliser Excel ?

Depuis quelques années, Excel s’est imposé comme l’une des références mondiales dans le secteur de la gestion des stocks. Pour cause, cet outil permet de créer des feuilles et des modèles pour :

• catégoriser les articles ;
• suivre les entrées et les sorties ;
• gérer la facturation ;
• et optimiser les commandes.

Ce logiciel permet donc de gagner un temps considérable dans la gestion des tâches répétitives. Seulement, en dépit de son apparente simplicité, Excel est un logiciel relativement complexe. Son utilisation implique de comprendre le fonctionnement des feuilles de calcul et de connaître certaines formules élémentaires. Par conséquent, il est indispensable de se faire former.

Une formation Excel qualitative, de niveau débutant ou avancé, permet d’acquérir les compétences nécessaires pour naviguer parmi les feuilles de calcul. Elle permet également de connaître les meilleures pratiques du modern Excel ainsi que les formules nécessaires à la réalisation des principales tâches du logiciel.

Le suivi de stock sur Excel : comment ça se passe ?

Comme évoqué plus haut, l’apprentissage d’Excel permet aux dirigeants des PME de gérer efficacement leur stock. Il leur permet notamment de créer un tableur qui prend en compte toutes les informations relatives au stock de l’entreprise.

Cela dit, pour mettre en place un tel tableur, il faut commencer par créer un tableau de base qui regroupe toutes les informations relatives aux produits. Ensuite, il faut créer un tableau de mouvements de stock puis insérer des formules pour automatiser les calculs et l’analyse des données.

Les formules pratiques pour utiliser Excel

Excel fonctionne sur la base de nombreuses formules. Dans le cadre de la gestion des stocks, il est essentiel de connaître les techniques de calcul suivantes :

• SOMME qui permet d’additionner les éléments issus de plusieurs cellules ;
• ENS qui permet de faire la somme de plusieurs pages en fonction de certains critères ;
• SI qui permet de déclencher des actions selon certaines conditions (seuil de rupture de stock par exemple) ;
• RECHERCHEV pour effectuer une recherche verticale rapide ;
• RECHERCHEH pour faire une recherche horizontale rapide ;
• RECHERCHEX pour faire une recherche éclaire pour obtenir des résultats brefs.

Ces différentes formules améliorent la lisibilité des tableaux de gestion de stock et permettent d’obtenir des données utilisables. En outre, à cause de la complexité d’Excel et de ses nombreuses formules, de nombreux sites web proposent des tableaux de suivi préalablement conçus.

Dans ce cas, il faut choisir et personnaliser le tableau qui correspond aux besoins de l’entreprise. Cette personnalisation passe par la mise à jour manuelle des colonnes dédiées aux articles, aux quantités, aux mouvements, aux seuils de réapprovisionnement et aux contacts de fournisseurs.

Cependant, la manipulation de ces templates implique des compétences de base à acquérir dans une formation adaptée.

Power Query : un outil pour optimiser l’utilisation d’Excel

En plus de l’utilisation classique d’Excel, les formations qualitatives proposent également des modules sur Power Query. Cet outil permet d’extraire les informations contenues dans des fichiers de diverses natures et de les insérer dans le tableau de gestion Excel.

Dans le cadre de la gestion des stocks en entreprise, cet outil a une importance capitale. De façon pratique, il offre notamment la possibilité de disposer des factures, des récépissés et autres éléments qui améliorent la lisibilité du tableau et la gestion des données.